Krajowy System e-Faktur działa obowiązkowo od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Większość przedsiębiorców wystawia już e-faktury, ale rok 2026 to wciąż okres przejściowy. Podsumowujemy, co obowiązuje dziś i co trzeba przygotować przed 1 stycznia 2027 r.
📑 Spis treści
1. Harmonogram – gdzie jesteśmy dzisiaj?
Dwa pierwsze etapy są już za nami. Oto terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF:
| Data | Kogo dotyczy? | Kryterium |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 ✓ | Duzi podatnicy | Wartość sprzedaży brutto w 2024 r. powyżej 200 mln zł |
| 1 kwietnia 2026 ✓ | Pozostali podatnicy | Wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni z VAT |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsze firmy | Sprzedaż dokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie (po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje wcześniej) |
2. Okres przejściowy do końca 2026 roku
Ustawodawca przewidział rozwiązania „miękkiego lądowania”. Są tymczasowe – większość z nich wygasa 31 grudnia 2026 r.
- Faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP (do 450 zł): do 31 grudnia 2026 r. można je wystawiać poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. trafią do systemu jak każda inna faktura.
- Kary finansowe: w 2026 r. nie są nakładane kary administracyjne z ustawy o VAT za błędy i brak wysyłki do KSeF. Ruszają od 1 stycznia 2027 r. Uwaga – przepisy Kodeksu karnego skarbowego obowiązują cały czas, a brak kar nie oznacza braku obowiązku.
- Tryb offline: gdy Państwa system lub internet nie działa, fakturę można wystawić lokalnie i wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Najmniejsze firmy (do 10 tys. zł): jeśli sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 r. można wystawiać faktury po staremu (papier/PDF).
3. Kogo KSeF NIE dotyczy? (B2C)
To najczęstszy mit. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie muszą trafiać do KSeF – nabywca bez NIP nie ma dostępu do systemu, więc otrzymuje fakturę w dotychczasowej formie.
4. Co przygotować przed 1 stycznia 2027?
Szczegółowe zestawienie zmian, które wchodzą tego dnia — kary, faktury z kas fiskalnych, paragony z NIP i numer KSeF w przelewach — opisujemy w osobnym wpisie: KSeF od 1 stycznia 2027.
Jeśli faktury trafiają już do KSeF, zostaje dopięcie szczegółów przed końcem okresu przejściowego:
- Faktury z kasy fiskalnej: jeśli wystawiają Państwo faktury do paragonów lub na kasie, warto ustalić, jak od 2027 r. będą trafiać do KSeF – zwykle przez program sprzedażowy zintegrowany z kasą lub drukarką fiskalną.
- Mała firma do 10 tys. zł: warto skonfigurować program sprzedażowy lub bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów jeszcze w 2026 r., zamiast robić to w pierwszych dniach stycznia.
- Uprawnienia: warto sprawdzić w KSeF, kto w firmie i w biurze rachunkowym ma dostęp do wystawiania i odbierania faktur. Odbierz uprawnienia byłym pracownikom.
- Procedura awaryjna: ustal, kto i jak wystawia faktury w trybie offline, żeby awaria internetu nie zatrzymała sprzedaży.
💬 Potrzebne wsparcie techniczne?
Pomożemy zintegrować kasę lub drukarkę fiskalną z KSeF, uporządkować uprawnienia i przeszkolimy personel przed 2027 rokiem. Pracujemy w Łomży i regionie, a konfigurację KSeF prowadzimy także zdalnie, w całej Polsce.
Konsultacja KSeF
Źródła i podstawa prawna:
Artykuł opracowano na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz komunikatów Ministerstwa Finansów i portalu ksef.podatki.gov.pl wg stanu na dzień 13.09.2026 r.
Opracowanie ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej.
Artykuł opisuje stan wiedzy na dzień publikacji lub aktualizacji podany przy tytule. Ma charakter informacyjny: nie jest poradą prawną, podatkową ani księgową i nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Przepisy, terminy i ceny się zmieniają — przed decyzją prosimy potwierdzić stan prawny u swojego księgowego lub w urzędzie skarbowym, a wycenę u nas. Szczegóły opisuje nota prawna. Jeśli znaleźli Państwo w tekście błąd, prosimy o wiadomość — poprawimy go.
