Cyfryzacja w polskiej księgowości przyspiesza. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Dokumenty papierowe czy przesyłane mailem w PDF odejdą do lamusa na rzecz ustrukturyzowanych plików XML wysyłanych bezpośrednio do Ministerstwa Finansów.
📋 Spis treści
1. Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów, pełniąca rolę centralnej bazy faktur.
- Format XML: Faktura to plik danych, nie obrazek PDF.
- Centralizacja: Wszystkie faktury B2B trafiają na serwer państwowy.
- Weryfikacja: System sprawdza poprawność danych (NIP, kwoty).
2. NOWE Terminy 2026 - Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Duże firmy: Obowiązek dla podmiotów, których wartość sprzedaży (brutto) w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
Wszystkie firmy (B2B): Obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (sektor MŚP, mikrofirmy), którzy są czynnymi podatnikami VAT.
Najmniejsze podmioty: Firmy "wykluczone cyfrowo", o bardzo małej skali działalności.
3. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF działa jak "skrzynka podawcza". Zamiast wysyłać PDF mailem do klienta:
- Wystawiasz fakturę w swoim programie (np. Subiekt GT).
- Program wysyła ją do KSeF.
- KSeF nadaje jej unikalny numer (UPO).
- Twój klient pobiera fakturę bezpośrednio ze swojego programu (z KSeF).
4. Czy Twój program jest gotowy?
Sprawdź swoje oprogramowanie:
1. Subiekt GT / Subiekt nexo (InsERT)
2. Wapro Mag (Asseco)
3. Comarch Optima
5. FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Nie. Sprzedaż konsumencka (B2C) pozostaje bez zmian (kasa fiskalna). KSeF dotyczy tylko faktur między firmami (B2B).
Przewidziano "tryb offline". Wystawiasz fakturę w programie, a do KSeF dosyłasz ją, gdy wróci połączenie (w określonym czasie).